Att utvärdera konferensen är nyckeln till att göra nästa konferens ännu bättre. Utvärderingen kan ske i grupp eller enskiljt, muntligt eller skriftligt. Var noga med att dokumentera deltagarnas åsikter och använd dem som stöttepelare vid nästa planeringsarbete.
När konferensen är över och alla är nöjda och glada är det tid för att summera. Att följa upp vad alla tyckt och tänkt om konferensen är mycket värdefullt då ni kan använda allas synpunkter vid nästa konferenstillfälle vilket kan göra den ännu bättre.
Ni kan välja mellan att låta deltagarna uttrycka sina synpunkter innan ni börjar dra er hemåt eller några dagar efter konferensen. Fördelen med att utvärdera konferensen på plats är att alla har informationen färskt i minnet och kan beskriva detaljer som de uppskattat mest. Väntar ni med utvärderingarna ett par dagar kan ni istället få en mer övergripande syn på vad ni åstadkommit. Det kan vara positivt att låta det gå en tid så personalen som närvarade på konferensen kan diskutera vad de tyckte om och inte tyckte om vilket ger en god överblick.
Att fylla i en utvärdering på tu man hand ger en per specifik beskrivning av vad deltagarna ansett om konferensen. Risken är dock att den inte fylls i på ett seriöst sätt av alla. Låter ni istället deltagarna fylla i utvärderingen i grupp så får ni säkerligen mer seriösa svar på era frågor men alla kommer inte komma till tals. Vilket alternativ ni väljer beror mycket på vilken typ av företag eller organisation ni är. Är ni flera hundra deltagare kan det vara helt omöjligt att låta alla fylla i en egen utvärdering.
Försök att utforma er utvärdering på ett sätt så den känns positiv och så att det finns utrymme för egna idéer och tips. Konstruktiv kritik kan ge mycket värdefull information till planeringsarbetet vid nästa konferenstillfälle. Ställ inte för många frågor utan välj mer övergripande frågeställningar med alternativ. Vill sedan personen som utför utvärderingen lägga till något extra så skall det finnas utrymme för det. Var inte rädd för att få kritik. Man kan helt enkelt inte anpassa en konferens så det faller alla i smaken. Det är därför det är så viktigt med att göra en uppföljning så ni kan variera konferenserna så alla kan få sin vilja fram vid något tillfälle.
Uppföljningen kan också göras muntligt, men var då noga med att allas åsikter antecknas annars kan det förefalla som om ni inte har intresse för deltagarnas synpunkter.