Transporten till konferensanläggningen är lika viktig som målet. Boka en trevlig transport, gärna alla deltagarna tillsammans, så förväntningarna och glädjen kan spridas i gruppen. En förbokad transport känns både professionell och är praktisk. Låt det kännas som en spännande utflykt som ni gör tillsammans.
När ni har valt konferensanläggning så gäller det att fundera över hur ni ska få alla deltagarna på plats och hem igen. Är det en större grupp som ska med på konferensen så kan ni inte förutsätta att alla kan ta sig fram med egen bil. Det bästa är om ni har möjlighet att åka buss tillsammans. Både privata och de flesta statliga bussbolag erbjuder goda möjligheter att chartra en egen buss från arbetsplatsen till anläggningen. Det som är så positivt med att åka buss tillsammans är just att ni är tillsammans. Deltagarna tillåts att diskutera vad de har framför sig och finns det några frågetecken så kan de rätas ut på vägen till anläggningen. Om det är möjligt att åka kollektivt med lokal- eller länstrafiken så kan det spara in en hel del pengar. Tänk på att beställa en egen buss eller sittplatser på tåget om ni är många.
En naturlig plats för samling är arbetsplatsen. Till arbetsplatsen kan alla ta sig utan problem och deltagarna vet också hur lång tid det tar för att ta sig dit vilket gör att det inte finns någon ursäkt för att vara sen. Ska ni inte lämna arbetsplatsen förrän senare på dagen så är det en fördel då det blir lätt att veta hur många ni är som ska med och undersöka om det är någon som sjukanmält sig. Att börja med en kort samling på kontoret är alltså inte en dum idé.
Ska ni byta anläggning under dagen eller om ni måste ta er från ett område till ett annat så kan ni behöva sköta detta själv. Hör med konferensanläggningen om de kan hjälpa till med transporter.
När ni ska hem släpps konferensdeltagarna på samma plats som de plockades upp. Det uppskattas ofta om detta inte är allt för sent på eftermiddagen då vissa kan vara beroende av annan kollektivtrafik för att ta sig hem.
Var noga med att hålla tiderna om ni beställer transporter. Har ni bokat en buss så är det inte självklart att ni är de enda som ska använda er av denna transport under dagen. Respektera chaufförens schema och var i tid.