En konferens förknippas ofta med olika typer av utgifter. Kostnader för mat och logi, transporter och lokaler redovisas på olika vis vilket kan vara klurigt om ni inte har de korrekta förkunskaperna. Ta hjälp av er ekonomiavdelning eller en revisionsbyrå redan i planeringsstadiet så allt går till på ett korrekt sätt.
Budgetering och redovisning av er konferens är mycket viktig, så ta gärna hjälp av en revisionsbyrå om ni inte har en egen ekonomiavdelning som kan ta hand om detta på ett korrekt sätt. Alla kvitton och fakturor skall samlas in, före, under och efter konferensen och redovisas sedan. Tänk på att inte transporter, mat och logi och föreläsare redovisas på samma vis och skall också skattas för med olika taxor.
Budgeten lägger grunden för planeringen av er konferens. Överskrids denna redan i planeringsstadiet kan konferensen bli mycket dyrare än vad ni anat. Lägg en detaljerad budget med en buffert om något skulle hända och håll er sedan efter denna plan. Överskrids en del av budgeten så får dessa pengar tas från något annat så ha en prioriteringslista klar i budgetarbetet.
De flesta inköp går bra att fakturera direkt på företaget eller organisationen. Konferensanläggningen lägger ofta alla kostnader på en faktura så du enkelt kan redovisa lokalkostnader, mat- och logikostnader och ibland också transportkostnader på samma gång. Svårigheten kommer när deltagare eller ni i planeringsgruppen har lagt ut egna pengar och har kvitton som sedan skall redovisas. Begränsa egna inköp så långt det går för att minska risken för komplikationer.
Inköp och servering av alkohol är något som många företag råkar illa ut för när det kommer till redovisningsarbetet. Är ni ett privatägt företag så är det inte lika kontroversiellt att köpa in alkohol som om ni är en statlig organisation. Det är inte olagligt att köpa alkohol på företagets bekostnad och servera till alla över 18 år men det finns regler om att mat skall intas i samband med denna servering. För att komma undan så smidigt som möjligt, be konferensanläggningen eller restaurangen där ni äter lägga exempelvis ett glas alkoholhaltig dryck på matkostnaden och sedan får deltagaren stå för resten själv. På detta vis lämnar du också över ansvaret på restaurangen att mat och dryck redovisas och skattas för på rätt sätt.
För att vara säker på att allt har gått rätt till under konferensen och att alla utlägg och kostnader redovisats korrekt så ta kontakt med en revisor som kikar igenom allt ännu en gång. Det är värt kostnaden för att slippa komplikationer vid årsredovisningen.