Planeringen av en konferens är otroligt viktig. Börja gärna i god tid före avfärd så ni inte behöver ta några sista sekunden beslut. Ni är aldrig ensam i detta planeringsarbete. Vi hjälper er med en stegvis check-lista som i stora drag beskriver vad ni behöver tänka på.
Första steget är alltid att fundera på vad syftet är med er konferens och vilka det är som ska följa med. När ni kommit fram till detta så har ni kommit en god bit på vägen.
Nästa steg är att fundera kring hur länge ni ska vara borta, vart vill ni åka och hur ni ska ta er dit. Ett tema kan också vara aktuellt då det kan ge en ny fokuspunkt som inspirerar och motiverar deltagarna. Fråga gärna kollegor om de har funderingar och idéer om hur konferensen bör se ut.
Vi ger dig alla verktyg i planeringsarbetet vilket kommer att göra det hela mycket enklare och mindre stressfult. Klicka in på hemsidans planeringsdel för mer information.
Det finns många goda anledningar till att ha en konferens. En konferens kan vara det perfekta tillfället för anställda att lära sig att arbeta ihop, bygga broar mellan avdelningar och nya vänskapsband. Syftet med konferensen skall vara klart men det fögyller om något spännande och inspirerande dyker upp.
Att planera en konferens görs lättast med en färdig checklista. Skapa en checklista och var systematisk i ditt planerande och gör det framför allt i god tid för bästa resultat.
En budget är bra att ha när man planerar en konferens. Vissa utgifter är "måsten" medan andra kan ses mer som en guldkant på konferensen. Det lättaste är att ha en förutbestämd budget så ni vet vad ni har att rätta er efter. Om detta inte finns att tillgå så är en prioriteringslista näst intill nödvändig.
Lägg upp ett roligt och inspirerande program för er konferens. De flesta människor trivs när de vet vad de har att vänta sig och att de får en möjlighet att förbereda sig om det behövs. Programmet bör vara klart och tydligt och innehålla viktiga ämnen varvat med inspirerande aktiviteter.
Transporten till konferensanläggningen är lika viktig som målet. Boka en trevlig transport, gärna alla deltagarna tillsammans, så förväntningarna och glädjen kan spridas i gruppen. En förbokad transport känns både professionell och är praktisk. Låt det kännas som en spännande utflykt som ni gör tillsammans.
Praktiska material som penna och papper bör alltid finnas tillhands på konferansen. Vill ni ta tillfället i akt att göra reklam för företaget så använder ni material med er egen logga. Maten kan bli det stora diskussionsämnet vid sidan av konferensens egentliga syfte, så det kan vara klokt att bjuda på god mat.
Ge er konferens ett extra inspirerande moment med en gästföreläsare. Ja, en föreläsare som kommer utifrån kan ha större effekt på er personal än vad du anat. Ha syftet med konferensen i sinnet och välj gästföreläsaren med omsorg så kan er konferens bli årets höjdpunkt.
Det är viktigt att kunna delegera när det kommer till planeringen av en konferens. Är ni ett större företag så kan det vara helt omöjligt att planera allt ensam. Ta hjälp av anläggningen då de faktiskt är proffs på just detta. Tänk på att det ger en positiv känsla för personalen om även de får något att säga till.
En konferens förknippas ofta med olika typer av utgifter. Kostnader för mat och logi, transporter och lokaler redovisas på olika vis vilket kan vara klurigt om ni inte har de korrekta förkunskaperna. Ta hjälp av er ekonomiavdelning eller en revisionsbyrå redan i planeringsstadiet så allt går till på ett korrekt sätt.
Platsen för er konferens är nästan lika viktig som syftet med konferensen. En vacker miljö motiverar deltagarna på konferensen och inspirerar till nytänkande vilket är ett av målen med att arrangera en konferens. Lägg vikt vid valet av konferensanläggning som kommer er konferens att bli oförglömlig.
Att utvärdera konferensen är nyckeln till att göra nästa konferens ännu bättre. Utvärderingen kan ske i grupp eller enskiljt, muntligt eller skriftligt. Var noga med att dokumentera deltagarnas åsikter och använd dem som stöttepelare vid nästa planeringsarbete.