Att planera en konferens görs lättast med en färdig checklista. Skapa en checklista och var systematisk i ditt planerande och gör det framför allt i god tid för bästa resultat.
Det första steget när du ska planera en konferens är att du måste komma på vad konferensens syfte är. Är syftet att ha roligt med personalen på en ny och inspirerande plats eller är det mer en informativ konferens som mest kommer att handla om företaget eller organisationen? Ditt mål är kanske att få din personal att samarbeta bättre mellan olika avdelningar eller att hålla ihop en stor organisation så att den inte känns allt för spretig? Är tanken att någon på företaget skall hålla i konferensen eller vill ni ta in en gästföreläsare?
När du identifierat syftet är det dags att fundera på en budget. När du vet hur mycket konferensen får kosta och hur många som ska vara med kan du fortsätta med din planering. De flesta kostnaderna är självklara – lokal, eventuell övernattning och transporter brukar vara det som kostar. Kostnader som är lätta att glömma bort däremot är till exempel matkostnader, fikakostnader, gästföreläsare osv. Inga andra i världen dricker så mycket kaffe som vi gör på konferenser i Sverige. Detta bör tas med i budgetkalkylen. Kontakta gärna flera konferensanläggningar för att få kostnadsförslag då många har paketerbjudanden. Är ni väldigt många som skall med på konferensen så är det viktigt att anläggningen har plats till er alla.
När syftet och budgeten är klar kan du börja leta efter anläggning. Ligger anläggningen på annan ort kan transporterna bli dyra då du inte kan förutsätta att alla i personalen har möjlighet att ta sig dit själva. Är tanken att ni ska sova över, vilket är en god idé om ni färdats långväga, bör du undersöka att det finns lediga rum under den perioden som ni vill ha konferens. Tänk på att det inte är givet att alla vill dela rum med en kollega så enkelrum bör erbjudas. Om övernattning är aktuell är det kutym att företaget står för middag och frukost till deltagarna. Ta i god tid reda på om det finns exempelvis personal som är allergiker eller om de har specifika kostrestriktioner. De allra flesta konferensanläggningar är mycket vana vid att behöva anpassa kost och logi på bästa sätt så det bör inte vara ett orosmoment.
Att arrangera en kul aktivitet i samband med konferensen uppskattas av de flesta. Välj något som är helt skiljt från företaget som en tipsrunda eller danslektioner. Låt deltagarna välja mellan en fysisk aktivitet och en som är lite lugnare. Beroende på ålder, fysik och intresse väljer man olika. Det ska helt enkelt finnas något för alla.
Ha kul när du planerar din konferens och var ute i god tid. Att fråga personalen vad de skulle tycka vara intressant och roligt gör er gemensamma utflykt mer givande. Är du trygg i konceptet så kommer deltagarna att känna det med.